Personuppgifter och integritet

För dig som är kund hos oss behandlas i regel namn, kontaktuppgifter, personnummer, kundnummer och uppgifter av teknisk karaktär som anläggnings-ID och mätaruppgifter. Även ekonomiska uppgifter för fakturering såsom kontouppgifter kan behandlas.

De flesta uppgifter kommer direkt ifrån dig, men de kan också komma från exempelvis myndigheters register och samarbetspartners.

För dig som kommer i kontakt med oss genom ditt företag, myndighet eller organisation behandlas i regel namn och kontaktuppgifter. Ibland behandlas också personnummer, foto och uppgifter för passersystem. Arbetar du som konsult hos oss kan det vara fler uppgifter som behandlas, det får du information om i samband med att uppdraget inleds.

Uppgifterna kommer som regel antingen direkt ifrån dig eller från den organisation där du är verksam. De kan också komma från myndigheters register eller från samarbetspartners, såsom exempelvis rekommendationer.

För dig som är anställd hos oss behandlas namn, kontaktuppgifter, personnummer, foto, kontouppgifter och CV. Uppgifter behandlas också som rör lön, semester, sjukfrånvaro, rehabilitering, kompetensutveckling och omdömen. En del av uppgifterna som behandlas rör känsliga personuppgifter såsom uppgift om hälsa och facktillhörighet.

I ditt arbete behandlas uppgifter om dig utifrån den roll du har. Personuppgifter behandlas också när du ges tillträde till lokaler och när du använder tekniskutrustning som Mälarenergi tillhandahåller. Du får mer information om personuppgiftsbehandlingen i samband med din anställning.

Många uppgifter kommer direkt från dig, men många uppgifter genereras i samband med ditt arbete, exempelvis att du har en viss roll, tillhör en viss enhet, att du levererar viss produkt eller tjänst osv. Uppgifter kan också komma från myndigheter och samarbetspartners. I den tekniska utrustningen genereras också personuppgifter såsom mejllistor, loggar och dokumentuppgifter.

Är du nära anhörig till någon anställd eller någon annan som arbetar hos oss behandlas ditt namn och dina kontaktuppgifter om dina uppgifter har lämnats in av din anhöriga. När uppgifterna lämnas in ska du också bli informerad.

Söker du arbete hos oss behöver vi behandla uppgifter om dig, oavsett om det är en tillsvidare anställning, tidsbegränsad anställning, ett sommarjobb eller ett examensarbete. De uppgifter som behandlas om dig är främst namn, personnummer, kontaktuppgifter och uppgifter i ditt CV tillsammans med betyg och arbetsintyg.

Ytterligare uppgifter kan komma att behandlas beroende på vilken tjänst det är frågan om. Det kan vara uppgifter som samlas in av säkerhetsskäl eller hälsoundersökningar där känsliga personuppgifter behandlas. Du kommer i dessa fall att informeras om behandlingen innan den sker.

För besökare behandlas som huvudregel bara namn och kontaktuppgifter. Dessa samlas antingen in av dig direkt eller av den som arrangerat besöket. Om det av säkerhetsskäl krävs så kan även personnummer behandlas och uppgifter inhämtas från myndigheter.

Vi kan ibland behandla dina personuppgifter med stöd av samtycke. Innan du kan ge ditt samtycke måste du ha fått klar och tydlig information om den personuppgiftsbehandling samtycket avser. Samtycke kan användas exempelvis vid marknadsundersökning, information eller fotografering.

Om vi har ett avtal med dig eller är på väg att ingå ett avtal med dig, behandlar vi de uppgifter om dig som är nödvändiga för att fullgöra avtalet. Det kan bland annat vara kontaktuppgifter, uppgifter om leveransadress och uppgifter kopplade till fakturering. Även behandling av uppgifter som rör anställda kan ha avtal som rättslig grund, som exempelvis uppgifter för lönehantering.

I vissa fall finns det en rättslig skyldighet för Mälarenergi att behandla dina personuppgifter. Det kan till exempel vara uppgifter som ska redovisas i bokföringen eller till skatteverket.

Mälarenergi bedriver verksamheter som är viktiga för samhället. Det finns därför reglerat i ett antal lagar att våra tjänster och produkter, såsom el, värme, vatten, avlopp och datakommunikation, ska finnas för att täcka grundläggande behov i samhället. Det innebär att våra kärnverksamheter till stor del är av allmänt intresse och rättsligt reglerade. Det legala stödet är då uppgift av allmänt intresse. Personuppgifterna behandlas för att producera tjänster och produkter, utveckla både dem och verksamheten, följa upp genom statistik, sprida information och hålla god säkerhetsnivå, men också kompetensnivå i våra verksamheter.

Vi kan behandla dina uppgifter med stöd av intresseavvägning om vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter och dina intressen eller grundläggande rättigheter eller friheter inte väger tyngre.

Vi behandlar personuppgifter för marknadsföring med stöd av intresseavvägning. Vårt intresse är att utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster och ha en god kundkontakt.

Du kan när som helst motsätta dig att vi behandlar dina uppgifter för marknadsföring. Det gör du genom att Kontakta Kundcenter.

Du har rätt att få del av de personuppgifter som vi behandlar om dig. Du har rätt till tillgång, vilket ibland uttrycks att du har rätt till registerutdrag.

I samband med att du får del av uppgifterna har du också rätt att få följande information.

· Ändamålen med behandlingen.

· De kategorier av personuppgifter som behandlingen gäller.

· De mottagare eller kategorier av mottagare till vilka personuppgifter har lämnats eller ska lämnas ut, särskilt mottagare i tredjeländer eller internationella organisationer.

· Hur länge uppgifterna kommer att lagras eller, om det inte är möjligt, de kriterier som används för att fastställa denna period.

· Varifrån personuppgifterna samlats in om de inte samlats in från dig.

· Möjligheten att begära rättelse, radering eller begränsning.

· Rätten att inge klagomål till tillsynsmyndigheten.

Formulär för begäran om tillgång registerutdrag

Du har rätt att utan onödigt dröjsmål få felaktiga uppgifter rättade och att be oss komplettera ofullständiga uppgifter genom att lämna oss korrekta uppgifter.

Att dina uppgifter är korrekta är också viktigt för oss. Skulle du upptäcka att någon uppgift om dig är felaktig så vill vi gärna att du kontaktar oss via Kundcenter. En del uppgifter kan du själv korrigera på Mitt Mälarenergi.

Du har rätt att begära radering av dina personuppgifter. Om vi är skyldiga att radera personuppgifterna beror på varför uppgifterna behandlas och på de skäl som du anger för att de ska tas bort. Personuppgifter som har behandlats på ett olagligt sätt eller som inte längre är nödvändiga för ändamålet ska som huvudregel raderas.

Vad gäller personuppgifter som behandlas med stöd av samtycke eller en intresseavvägning se Rätt till att återkalla samtycke och Rätt att invända mot behandling.

Uppgifterna ska inte raderas om behandlingen av personuppgifterna sker för att uppfylla en rättslig förpliktelse, utföra en uppgift av allmänt intresse eller det rör myndighetsutövning.

Formulär för begäran om radering.

Om du har lämnat ditt samtycke eller om vi grundar behandlingen på avtal med dig har du rätt att få ut de personuppgifter som rör dig som du har lämnat till oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och överföra dessa till en annan personuppgiftsansvarig eller få vår hjälp att överföra uppgifterna till en annan personuppgiftsansvarig när detta är tekniskt möjligt. Begäran till Mälarenergi om dataportabilitet.

Om behandlingen av dina personuppgifter sker med stöd av samtycke kan du när som helst återkalla det. Det påverkar inte behandlingen av dina personuppgifter innan återkallelsen.

Du har rätt att när som helst göra invändning mot behandling av dina personuppgifter som grundar sig på intresseavvägning. Det innebär att om vi inte kan visa ett berättigat skäl som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter ska behandlingen upphöra. Det gäller inte om behandlingen sker för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk.

Du har också rätt att invända mot att dina uppgifter behandlas för marknadsföringsändamål. Då kommer vi inte behandla dina uppgifter för marknadsföring.

Du har rätt att kräva begränsning av behandlingen av dina personuppgifter om du till exempel bestrider att uppgifterna är korrekta. Begränsningen varar då till dess att vi har kunnat kontrollera om uppgifterna är korrekta. Begränsning kan också vara aktuell om behandlingen är olaglig men du motsätter dig radering eller om vi inte längre behöver uppgifterna för ändamålet, men du behöver dem för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Även vid en intresseavvägning kan begränsningen användas till dess prövningen är klar.

Om behandlingen har begränsats får den bara behandlas med ditt samtycke eller för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Behandling får också ske för lagring av uppgifterna.

Jämför Rätt till radering och Rätt att invända mot behandlingen.

Om du har klagomål gällande vår behandling av dina personuppgifter har du rätt att lämna ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Vi kan komma att dela dina personuppgifter när det krävs enligt författning. Då är det framförallt myndigheter som får del av uppgifterna såsom Skatteverket, Försäkringskassan, PTS och polisen.

Personuppgifter delas för att kunna uppfylla avtal eller en uppgift av allmänt intresse. Logistikföretag och speditörer får exempelvis namn och kontaktuppgifter för varutransporter. Personuppgifter delas också till företag som erbjuder betallösningar såsom banker och andra betaltjänstleverantörer. Vi använder BankID för säkrare identifiering av våra kunder. Personuppgifter om kunder inom elnät och elhandel kan också komma att delas med andra aktörer inom elmarknaden. Det kan ske exempelvis vid flytt och leverantörsbyte, men även för korrekt fakturering.

När det gäller personuppgifter om dem som arbetar för Mälarenergi delas de med andra när det finns ett verksamhetsbehov. Kontaktuppgifter delas bland annat med samarbetspartners, men framförallt delas uppgifterna mellan bolagen inom Mälarenergikoncernen. Personuppgifter rörande anställda kan också komma att delas i samband med personalvård och personalaktiviteter. Vid rekrytering kan uppgifter delas med rekryteringsföretag.

Vi anlitar även personuppgiftsbiträden. De behandlar personuppgifterna enbart på uppdrag av Mälarenergi och har därför inte något eget ändamål med behandlingen.

Bolagen i Mälarenergi är kommunalt ägda och ska följa reglerna om allmänna handlingar. Allmänna handlingar omfattas som huvudregel av offentlighetsprincipen vilket betyder att handlingarna ska lämnas ut om någon begär det. Det gäller inte om det finns en sekretessbestämmelse som hindrar det. Dina personuppgifter kan därför lämnas ut om någon begär att få ut en allmän handling i vilka de ingår. Råder det sekretess lämnas uppgifterna inte ut.